Surat Niaga: Jenis, Fungsi, dan Struktur Pembuatannya

IDXChannel—Apa yang dimaksud dengan surat niaga? Artikel berikut akan mengulas pengertian surat niaga berikut jenis, fungsi, dan strukturnya. Secara umum, surat niaga adalah dokumen yang digunakan dalam kegiatan bisnis. 

Surat niaga mencakup semua jenis surat formal yang digunakan pelaku usaha dengan tujuan tertentu dalam bisnisnya, surat ini berfungsi sebagai alat komunikasi antara pihak-pihak yang terlibat. 

Ada banyak jenis surat niaga digunakan di kalangan pelaku usaha. Contoh jenis surat niaga adalah surat penawaran barang dan jasa, surat penagihan pembayaran, dan surat konfirmasi pesanan. 

Apa fungsi surat niaga dalam kegiatan bisnis, apa saja jenisnya? Berikut ini adalah jenis, fungsi, dan struktur dalam surat niaga. 

Surat Niaga: Jenis, Fungsi, dan Struktur dalam Dokumennya

Melansir Bizhare (6/4), surat niaga berfungsi sebagai alat komunikasi antar pihak dalam kegiatan bisnis, sehingga kegunaan mencakup banyak hal. Dalam kegiatan bisnis, para pelaku usaha berkomunikasi satu sama lain secara formal. 

Surat niaga adalah salah satu dokumen formal yang digunakan untuk berkomunikasi. Selain itu, surat niaga juga berfungsi sebagai bukti transaksi, bukti perjanjian, dan dokumentasi bagi pihak-pihak yang terlibat. 

Dari surat-surat itu pelaku usaha dapat melacak transaksi dan kegiatan bisnis apa saja yang telah dilakukan perusahaan. Surat niaga juga dapat menjadi dokumen pendukung jika suatu saat perusahaan memerlukannya. 

Berikut ini adalah beberapa fungsi pembuatan surat niaga dalam kegiatan bisnis: 

• Bukti perjanjian bisnis 
• Panduan dan rujukan kerja bagi karyawan terkait dalam transaksi bisnis yang berlaku
• Sarana promosi produk 
• Arsip dokumen perusahaan
• Mencegah kesalahpahaman
• Mewakili perusahaan dalam proses komunikasi bisnis
• Bukti perkembangan bisnis

Seperti yang telah diulas di atas, ada banyak surat niaga dalam kegiatan bisnis, karena dokumen ini mencakup semua surat tertulis yang dibuat perusahaan selama menjalankan kegiatan usahanya. Mulai dari surat penawaran hingga surat penagihan transaksi. 

Berikut ini adalah beberapa jenis surat niaga: 

Surat Permintaan Penawaran 

Surat niaga ini adalah dokumen berisi permintaan penawaran produk secara formal dari calon pembeli kepada perusahaan yang menjual produk dan jasa. Biasanya surat ini berisi permintaan katalog produk berikut harganya, promo yang berlaku, dan sebagainya. 

Surat Penawaran 

Surat ini adalah surat balasan atas permintaan penawaran yang sebelumnya dikirimkan calon pembeli. Terkadang surat penawaran tidak selalu untuk membalas permintaan, tetapi perusahaan penyedia produk juga dapat berinisiatif mengirimkan penawaran tanpa diminta calon pembeli. 

Surat Penagihan 

Surat ini dibuat ketika sudah terjadi kesepakatan dan transaksi pemesanan atau jual beli antara pembeli dan penjual. Surat ini berisi penagihan atas jasa atau barang yang dibeli, berikut batas waktu pembayarannya. 

Surat Konfirmasi Pesanan

Surat ini dibuat untuk mengonfirmasi pesanan yang dibuat pembeli sebagai respons penjual atas pengajuan pembelian yang sebelumnya disampaikan pembeli. Surat ini mengonfirmasi apakah barang yang dipesan tersedia atau tidak. 

Lalu bagaimana cara membuat surat niaga? Berikut ini adalah struktur surat niaga dan unsur yang harus tercantum di dalamnya: 

1. Kop surat 
2. Nomor surat
3. Lampiran
4. Perihal
5. Tanggal pembuatan surat
6. Alamat surat
7. Salam pembuka
8. Isi surat berupa pendahuluan, inti, dan penutup
9. Salam penutup
10. Detail pengirim surat
11. Tanda tangan pengirim surat

Itulah penjelasan singkat tentang surat niaga beserta jenis, fungsi, dan struktur. 

(Nadya Kurnia)