Surat Jalan: Fungsi, Pengertian, dan Format Penulisannya

IDXChannel - Pengertian surat jalan bermanfaat menambah informasi Anda hari ini. Surat jalan berfungsi sebagai arsip bagi pengirim dan penerima untuk keperluan pembukuan dan audit keuangan.

Dokumen ini mencatat transaksi pengiriman dan menjadi bagian dari laporan keuangan perusahaan. Arsip yang baik mempermudah proses keuangan seperti pelaporan pajak. Surat jalan menjadi dokumen yang sangat penting dalam proses pengiriman barang.

Dilansir dari berbagai sumber pada Senin (3/2/2025), IDX Channel telah merangkum pengertian surat jalan, sebagai berikut.

Fungsi Surat Jalan

1. Sebagai Bukti Pengiriman

Surat jalan berfungsi sebagai bukti sah bahwa barang telah dikirim dari pengirim kepada penerima. Dokumen ini menjadi dasar konfirmasi serah terima barang antara kedua belah pihak. Dengan adanya surat jalan, potensi perselisihan terkait pengiriman dapat diminimalkan.

2. Sebagai Dokumentasi

Surat jalan merupakan bagian penting dari dokumentasi pengiriman dan transaksi jual beli. Dokumen ini mencatat detail penting pengiriman dan menjadi arsip bagi kedua belah pihak. Dokumentasi yang rapi mempermudah proses audit dan pelacakan jika dibutuhkan.

3. Sebagai Legalitas

Surat jalan menjadi bukti legalitas pengiriman barang, terutama saat pemeriksaan oleh pihak berwenang. Dokumen ini menunjukkan bahwa pengiriman dilakukan secara sah dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Legalitas ini penting untuk menghindari masalah hukum terkait pengiriman barang.

Pengertian Surat Jalan

Surat jalan yang juga dikenal sebagai delivery order atau bill of lading, adalah dokumen tertulis yang wajib digunakan untuk mencatat proses pengiriman barang dari pengirim ke penerima.

Dokumen ini biasanya disertakan bersama barang yang dikirim dan diberikan kepada penerima saat barang tiba. Dengan adanya surat ini, baik pengirim maupun penerima dapat mengetahui informasi penting terkait barang yang dikirim.

Format Penulisan Surat Jalan

• Nomor Surat

Nomor surat adalah nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi surat jalan tersebut. Nomor ini biasanya terdiri dari kombinasi huruf dan angka yang dapat digunakan untuk melacak pengiriman barang.

• Tanggal Surat

Tanggal surat yang wajib dicantumkan dalam surat jalan adalah tanggal saat dokumen ini dibuat. Dengan begitu, pihak penerima bisa mengetahui kapan dan surat jalan tersebut dibuat.

• Nama Pengirim dan Penerima

Nama pengirim dan penerima adalah nama pihak yang mengirimkan dan menerima barang. Komponen ini harus dicantumkan untuk menghindari adanya kesalahan pengiriman barang.

• Alamat Pengirim dan Penerima

Sama seperti nama, surat jalan juga harus mencantumkan alamat pengirim dan penerima barang dengan akurat untuk menghindari kesalahan dalam proses pengiriman.

• Rincian Barang

Bagian ini berisi informasi tentang barang yang dikirim, seperti jenis barang, jumlah barang, ukuran barang, dan berat barang. Usahakan untuk mengisi bagian ini dengan rinci untuk memudahkan Anda dan penerima barang dalam mengonfirmasi pesanan.

• Tanda Tangan Penerima

Ketika barang diterima, penerima harus membubuhkan tanda tangan yang menjadi tanda bahwa barang tersebut telah diterima. Dengan begitu, transaksi jual beli telah berhasil dilakukan.

Itulah informasi terkait pengertian surat jalan yang bisa Anda simak, semoga bermanfaat. Jangan lupa untuk selalu terus update berita terkini Anda seputar bisnis dan ekonomi hanya di IDX Channel.